Como regularizar CNPJ? Essa é uma dúvida muito comum entre os empresários, afinal, manter um negócio com o CNPJ regularizado é essencial para garantir o funcionamento pleno das operações e evitar problemas com a Receita Federal.
Estar em conformidade com as exigências fiscais é um requisito básico para emitir notas fiscais, contratar serviços financeiros e manter a credibilidade no mercado.
No entanto, sabemos que muitos empreendedores enfrentam dificuldades ao lidar com a burocracia necessária para regularizar CNPJ.
Neste guia, explicaremos o que significa ter um CNPJ irregular, quais os principais motivos para essa situação e como resolvê-la de forma eficiente.
Além disso, destacaremos a importância de contar com o suporte de uma assessoria contábil especializada, como a Já Calculei Contabilidade, para auxiliar no processo.
O que significa um CNPJ irregular?
O Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) é a identidade de uma empresa perante os órgãos fiscalizadores.
Sendo assim, quando o CNPJ está irregular, isso indica que há pendências ou problemas cadastrais que comprometem o status da empresa junto à Receita Federal.
Além do status “Ativo”, um CNPJ pode apresentar as seguintes classificações:
- CNPJ inapto: Decorrente da omissão de declarações obrigatórias ou outras pendências fiscais, como o atraso no pagamento de impostos.
- CNPJ suspenso: Indica inconsistências cadastrais, como endereço inválido ou ausência de informações obrigatórias.
- CNPJ baixado: Refere-se a empresas que solicitaram a baixa do cadastro, encerrando suas atividades, ou então, que foram baixadas de ofício pelo fisco.
- CNPJ nulo: Geralmente associado a fraudes ou duplicidade de registros.
Dentre essas situações acima, o CNPJ inapto e o CNPJ suspenso são os mais comuns e a boa notícia, é que essas condições são reversíveis, ou seja, com a orientação de um bom contador, o seu CNPJ pode voltar a ficar ativo.
Vale destacar, que enquanto um CNPJ se encontra inapto ou suspenso, as empresas ficam impedidas de emitir notas fiscais, abrir contas bancárias, participar de licitações, dentre outras complicações.
Principais motivos para o CNPJ ficar irregular
Vários fatores podem levar à irregularidade de um CNPJ, mas as causas mais comuns são as seguintes:
Atraso no pagamento de tributos: Empresas que deixam de pagar seus impostos em dia ficam sujeitas a multas, juros e outras penalidades que podem culminar na inaptidão ou na suspensão do CNPJ.
Omissão de declarações fiscais: Não apresentar declarações obrigatórias, é uma das principais causas de inaptidão.
Irregularidades cadastrais: Dados incorretos no cadastro, como endereço desatualizado, também podem levar à suspensão do CNPJ.
Débitos na Dívida Ativa da União: Quando tributos não pagos são inscritos na Dívida Ativa, a empresa pode enfrentar restrições severas até quitar os débitos.
O que acontece quando o CNPJ está irregular?
Ter um CNPJ irregular é uma situação que pode trazer uma série de consequências negativas para as empresas, dentre as quais, podemos destacar:
- Impossibilidade de emitir notas fiscais: O que inviabiliza operações formais de venda ou prestação de serviços;
- Dificuldade para obter crédito: Bancos e instituições financeiras não concedem empréstimos a empresas irregulares;
- Participação em licitações: Empresas com CNPJ irregular são automaticamente desclassificadas em licitações públicas;
- Problemas com fornecedores e parceiros: A confiança no negócio pode ser comprometida perante os fornecedores.
Além disso, o prolongamento da irregularidade pode levar ao cancelamento definitivo do CNPJ, o que torna a empresa oficialmente e definitivamente inativa.
Como regularizar CNPJ: Passo a passo completo
Abaixo, listamos as etapas necessárias para regularizar CNPJ e retomar as atividades da sua empresa de forma legal:
1.Verifique a situação do CNPJ
Antes de iniciar o processo de regularização, é fundamental consultar a situação do CNPJ no site da Receita Federal.
Para isso faça o seguinte:
- Acesse o portal da Receita Federal.
- Vá até a seção “Consulta CNPJ”.
- Informe o número do CNPJ da sua empresa.
Essa consulta indicará qual é o status atual do CNPJ da empresa, como por exemplo ativo, suspenso ou inapto.
2.Identifique as pendências fiscais
Se o CNPJ estiver irregular por motivos fiscais, é necessário identificar quais impostos estão atrasados, e se existem declarações com entrega pendente.
As principais formas de consulta são:
- Certidão Negativa de Débitos (CND): Mostra se há débitos federais em aberto.
- Portal do Simples Nacional: Para empresas optantes, é possível verificar pendências diretamente no sistema.
- Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN): Indica tributos inscritos na Dívida Ativa.
Para essa etapa, é fundamental que você conte com o suporte e assessoria de uma contabilidade especializada e preparada para fazer um verdadeiro pente fino nas obrigações fiscais da sua empresa.
É preciso verificar possíveis pendências em âmbito federal, estadual, municipal, bem como, relacionadas a obrigações previdenciárias e com o FGTS.
3.Regularize o pagamento de tributos atrasados
Após identificar os débitos, é necessário pagar os impostos atrasados. Isso pode ser feito emitindo as guias diretamente nos portais mencionados acima.
Para micro e pequenas empresas, é possível parcelar os débitos através de programas de refinanciamento (REFIS), parcelamento do Simples ou acordos com a Receita Federal.
4.Atualize os dados cadastrais
Caso a irregularidade seja decorrente de inconsistências cadastrais, como endereço ou nome empresarial, será necessário corrigir essas informações. Isso pode ser feito no:
- Portal Redesim: Para alterações básicas no cadastro.
- Junta Comercial: Em casos que exigem alteração de contrato social.
5.Apresente declarações atrasadas
Se a empresa deixou de enviar declarações obrigatórias, como a Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF), é necessário regularizar essa situação.
É muito importante que as declarações pendentes sejam enviadas por um contador habilitado, observando as informações e os padrões exigidos pelo fisco.
6.Confirme a reativação do CNPJ
Após seguir todas as etapas acima, consulte novamente a situação do CNPJ para garantir que ele esteja ativo.
A Receita Federal atualizará automaticamente o status assim que todas as pendências forem resolvidas.
A importância de pagar dívidas do CNPJ para regularizar sua empresa
As dívidas de um CNPJ podem se acumular devido a impostos, taxas ou outras obrigações não pagas, resultando na irregularidade do cadastro.
Regularizar essas pendências não é apenas uma questão de legalidade, mas também uma forma de garantir o funcionamento pleno do seu negócio.
Entre os problemas causados por dívidas em aberto estão:
- Impossibilidade de obter certidões negativas de débito (CND), necessárias para licitações e financiamentos.
- Comprometimento da imagem da empresa perante clientes, fornecedores e parceiros.
- Risco de inclusão do CNPJ na dívida ativa da União, dificultando ainda mais a regularização.
Para pagar dívidas do CNPJ, é essencial consultar a situação fiscal da empresa junto à Receita Federal, identificar os débitos pendentes e emitir as guias de pagamento necessárias.
Contar com a assessoria de uma contabilidade especializada pode facilitar esse processo, garantindo que nenhum detalhe seja deixado de lado.
Como pagar imposto atrasado do CNPJ?
O pagamento de impostos atrasados é uma das etapas mais importantes para regularizar o CNPJ.
A inadimplência pode gerar multas, juros e até mesmo a suspensão das atividades da empresa. Por isso, quanto antes as pendências forem quitadas, menores serão os impactos financeiros e burocráticos.
Etapas para pagar impostos atrasados:
1.Consulta das pendências tributárias: Acesse o site da Receita Federal ou utilize ferramentas como o e-CAC para identificar os impostos em atraso.
2.Emissão das guias de pagamento: Após a consulta, emita as guias específicas, como o DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) ou DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), dependendo do regime tributário.
3.Negociação de parcelamento: Se o montante devido for muito alto, é possível solicitar o parcelamento da dívida por meio dos programas de regularização fiscal oferecidos pela Receita Federal.
4.Quitar as dívidas: Realize o pagamento diretamente em bancos autorizados ou por meio de sistemas online, como aplicativos bancários.
Parcelamento de dívidas do CNPJ: Uma alternativa para regularizar impostos atrasados
Caso sua empresa não tenha recursos para quitar as dívidas de forma integral, o parcelamento é uma excelente alternativa.
Ele permite que a empresa regularize sua situação fiscal enquanto mantém um fluxo de caixa saudável.
Como funciona o parcelamento de dívidas?
- Solicitação no site da Receita Federal: O parcelamento pode ser solicitado diretamente através da internet.
- Escolha do número de parcelas: O número de parcelas varia conforme o valor devido e o regime tributário da empresa.
- Pagamento das parcelas: A regularização é condicionada ao pagamento pontual das parcelas. Caso haja atraso, o acordo pode ser cancelado.
Essa solução é especialmente útil para empresas com dívidas acumuladas de ISS, ICMS ou INSS, que costumam ser os impostos mais comuns em atraso.
Como evitar que o CNPJ volte a ficar irregular
Regularizar o CNPJ é apenas o primeiro passo. Para evitar que a empresa volte a enfrentar problemas fiscais, é importante adotar práticas preventivas e manter um bom planejamento tributário.
Veja algumas dicas:
Monitoramento constante da situação fiscal: Realize consultas periódicas no site da Receita Federal para identificar pendências antes que se tornem problemas maiores.
Organização de prazos e pagamentos: Use sistemas de gestão ou contabilidade digital para programar os vencimentos de impostos e evitar atrasos.
Revisão do regime tributário: Avalie se o regime atual (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real) é o mais adequado para sua realidade financeira. Um regime incompatível pode gerar custos desnecessários.
Regularizar CNPJ com ajuda especializada
O processo de regularizar CNPJ pode ser complexo, especialmente para empresas com pendências acumuladas.
Sendo assim, contar com a ajuda de uma assessoria contábil especializada, como a Já Calculei Contabilidade é a melhor forma de garantir que todas as etapas sejam cumpridas de forma eficiente e sem erros.
Nossos especialistas estão preparados para auxiliar em:
- Identificação e regularização de débitos fiscais.
- Atualização cadastral e envio de declarações.
- Negociação de dívidas e parcelamentos.
Não deixe que um CNPJ irregular comprometa o sucesso do seu negócio. Entre em contato conosco e regularize a situação da sua empresa com segurança e agilidade!
