Qual o prazo para emitir nota fiscal? Essa é uma dúvida muito comum entre empresários e empreendedores, mais precisamente, entre aqueles que por algum motivo acabaram esquecendo de emitir uma nota fiscal, seja ela de venda ou prestação de serviços.
Para responder a essa pergunta, podemos recorrer ao artigo 1º da Lei 8.846/1994, que dispõe sobre a emissão de documentos fiscais e diz o seguinte:
“Art. 1º A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.”
O dispositivo em questão é bastante claro e não nos permite ter dúvidas, a nota fiscal deve ser emitida no momento de efetivação da operação.
O que acontece com quem não emite nota fiscal no prazo?
De acordo com a Lei 8.137/90 negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço é um crime contra a ordem tributária, da mesma forma que:
- Omitir informação, ou prestar declaração falsa às autoridades fazendárias;
- Fraudar a fiscalização tributária, inserindo elementos inexatos, ou omitindo operação de qualquer natureza, em documento ou livro exigido pela lei fiscal;
- Falsificar ou alterar nota fiscal, fatura, duplicata, nota de venda, ou qualquer outro documento relativo à operação tributável;
- Elaborar, distribuir, fornecer, emitir ou utilizar documento que saiba ou deva saber falso ou inexato.
Para tais atos, a legislação prevê pena de reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, e multa.
Por sua vez, além das complicações penais, a empresa que deixa de emitir notas fiscais pode sofrer sanções na esfera fiscal e administrativa, incluindo desde multas a suspensão do CNPJ ou mesmo o seu encerramento de ofício e em definitivo.
Esqueci de emitir nota fiscal no prazo: o que fazer?
Se você esqueceu de emitir nota fiscal relativa a venda de mercadorias ou prestação de serviços, não fique sem emitir o documento.
Emita a nota fiscal imediatamente, e no caso de dúvidas, busque orientações com o seu contador. Em alguns casos, é possível emitir as notas fiscais de forma retroativa.
Além disso, visando evitar problemas com o fisco, estabeleça uma rotina para emissão das notas fiscais no ato da prestação de serviços ou venda das mercadorias.
Como emitir nota fiscal?
O procedimento para emissão de notas fiscais, depende do tipo de documento a ser emitido, que pode ser relativo à venda de mercadorias ou prestação de serviços.
Nota Fiscal de Mercadorias:
Para emitir uma NF relativa a venda de mercadorias, você precisará seguir os seguintes passos:
- Contratar um serviço de contabilidade;
- Obter um CNPJ e uma Inscrição Estadual;
- Adquirir um certificado A1 ou A3;
- Contratar um sistema emissor de notas fiscais.
Nota Fiscal de Prestação de Serviços:
Por sua vez, para emitir uma NF relativa a prestação de serviços, você precisará seguir os seguintes passos:
- Contratar um serviço de contabilidade;
- Obter um CNPJ e uma Inscrição Municipal;
- Adquirir um certificado A1 ou A3;
- Contratar um sistema emissor de notas fiscais de serviços ou utilizar o sistema disponibilizado pela Prefeitura.
A boa notícia, é que a depender do município, clientes da Já Calculei podem emitir suas notas fiscais através do nosso Portal do Cliente, com total facilidade e comodidade.
Qual o prazo de validade da nota fiscal?
Como regra geral, notas fiscais não possuem validade, ou seja, uma vez emitidas, serão válidas por tempo indeterminado, a menos que sejam canceladas pelo emissor ou pelo fisco.
No entanto, quando falamos em prazos é importante destacar que o emissor deve armazenar uma cópia das notas fiscais emitidas em seu poder por no mínimo 5 anos.
Isso acontece, pois de acordo com o nosso Código Tributário, o direito de a Fazenda Pública de constituir o crédito tributário, extingue-se após 5 (cinco) anos.
Qual o prazo para saída da mercadoria após a emissão da nota fiscal?
Cabe à legislação de cada estado, definir o prazo para saída da mercadoria após a emissão da nota fiscal.
No Estado do Rio de Janeiro, por exemplo, a regra é a seguinte:
- 3 (três) dias corridos, quando o remetente e o destinatário estiverem localizados no mesmo município ou em municípios limítrofes;
- 30 (trinta) dias corridos, em se tratando de operações de movimentação de máquinas, bens e equipamentos por quaisquer meios de transporte, desde que destinadas ou provenientes dos estabelecimentos que desenvolvam as atividades de exploração e produção de petróleo e gás em território marítimo do estado do Rio de Janeiro;
- Até a data do retorno da mercadoria, nas hipóteses previstas na legislação; ou
- 7 (sete) dias corridos nos demais casos.
Diante disso, o ideal é que as mercadorias sejam despachadas logo após a emissão das respectivas notas fiscais. Não sendo possível, consulte a contabilidade para obter os prazos limites do seu estado.
Existe prazo para cancelar nota fiscal?
Na maior parte dos casos, o emissor tem como regra, o prazo de 24 horas para cancelar uma Nota Fiscal com dados incorretos ou por desistência do comprador.
Após este prazo, a nota fiscal não poderá mais ser cancelada, salvo pela abertura de um procedimento especial junto à Secretaria Estadual de Fazenda ou Prefeitura (a depender do caso).
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