Controlar os gastos de uma empresa não é uma tarefa fácil. Certamente também não é algo que qualquer pessoa sem o mínimo de conhecimento e experiência consegue fazer.
Na realidade, a gestão financeira costuma ser o calcanhar de Aquiles da maioria das empresas, ainda mais aquelas pequenas que tem uma estrutura mais limitada.
Pensando nessa questão, hoje a Já Calculei decidiu escrever um pouco sobre a melhor forma de controlar os gastos de uma empresa. Continue acompanhando para saber mais.
É possível controlar os gastos de uma empresa?
Vamos começar respondendo a essa questão que, muitas vezes, pode pairar na cabeça de um empresário ou empreendedor que não está em uma situação muito boa.
Sim, é possível controlar os gastos de uma empresa, de qualquer empresa, independente do seu tamanho ou das suas condições administrativas vigentes.
A questão que deve ser levantada, no entanto, é se os administradores da empresa estarão dispostos a fazer os sacrifícios necessários para isso. Muitos, infelizmente, não estão.
O que é preciso para controlar os gastos de uma empresa?
Mas então, o que é preciso para fazer uma boa gestão financeira de uma empresa? Na realidade, existem muitas coisas que podem ser feitas pelos responsáveis.
Em primeiro lugar é importante ter consciência daquilo que está errado. Depois, é fundamental encontrar as soluções adequadas e trabalhar em prol delas.
Isso tudo, no entanto, começa uma mudança de mentalidade do empreendedor. Ele precisará reconhecer que algumas coisas não podem continuar do jeito que estão.
Isso implica, possivelmente, em cortes de gastos que, em algum momento, pareceram fazer muito sentido, mas que se vistos por outro prisma, são apenas dinheiro jogado fora.
Também será necessário estabelecer padrões, metas, objetivos e uma conduta lógica a ser seguida dentro do negócio, que não pode ser desviada por qualquer razão trivial.
Eventualmente, com o crescimento da empresa, também será necessário que sejam feitos investimentos em tecnologia para facilitar o trabalho e o controle do dinheiro que entra e sai.
A importância de controlar os gastos de uma empresa
Antes de falarmos sobre como fazer o controle dos gastos de uma empresa, é interessante frisar a importância de um controle de gastos eficiente. Em especial os seus benefícios.
Primeiro, considere que uma empresa que controla bem os seus gastos, por consequência, gasta menos, pois ela consegue ter uma previsibilidade maior dos recursos financeiros.
A economia dos recursos, por conseguinte, pode ser utilizada para reinvestir na empresa, tornando suas operações ainda mais rentáveis e eficientes, aumentando o lucro.
Ter um bom controle dos gastos é essencial para a saúde financeira. Ter uma boa saúde financeira, por sua vez, permite melhores condições de negociação com fornecedores.
Outro ponto importante é a questão fiscal e contábil. Quando uma empresa consegue controlar bem os seus gastos, essas áreas se tornam otimizadas.
Guia para controlar os gastos de uma empresa
Veja abaixo o nosso guia para controlar os gastos de uma empresa.
1. Não gaste mais do que arrecade
Algo que pode parecer óbvio a princípio, mas que nem sempre o é, é o fato de que uma empresa jamais deve gastar mais do que arrecada mensalmente.
Em outras palavras, sempre é necessário ter uma reserva para lidar com eventualidades e, principalmente, para investir na qualidade dos serviços, produtos ou da estrutura.
Se o saldo mensal da empresa é negativo, ou seja, se as suas contas são maiores do que a sua receita, isso significa que a sua operação é deficitária e algo precisa ser feito.
Por isso, é muito importante que o administrador da empresa acompanhe sempre os resultados financeiros.
2. Crie uma rotina financeira e administrativa
A primeira coisa que o empreendedor ou dono de uma empresa deve fazer, é criar uma rotina financeira e administrativa para a sua empresa.
Rotinas são importantes porque permitem maior previsibilidade de resultados. Previsibilidade de resultados, por sua vez, ajuda a controlar os gastos de uma empresa.
Essas rotinas, no entanto, devem ser lógicas e terem um motivo de ser, e elas podem ser aplicadas a todas as áreas da empresa. Veja:
- Fazer compras de insumos sempre no mesmo dia do mês, baseando-se na demanda média mensal;
- Negociar data de pagamento dos fornecedores para coincidir de quando a empresa tiver maior caixa;
- Usar a tecnologia para facilitar e automatizar o trabalho dos funcionários e permitir rotinas de trabalho muito mais eficientes.
3. Identifique e se livre de gastos supérfluos
Algo muito comum de empresas que não possuem uma gestão financeira eficiente, são os gastos supérfluos. Em outras palavras, compras e serviços desnecessários.
Todas as empresas, grandes ou pequenas, passam por isso. Geralmente está relacionado a não saber negociar com os fornecedores ou não saber escolher os fornecedores certos.
Em outros casos, o empresário pode acabar adquirindo um produto ou serviço que a princípio parecia trazer benefícios, mas que na prática trata-se apenas de desperdício.
O que também é bastante comum é as empresas não terem um bom controle de estoque, o que pode levar a produtos estragados por excesso de estocagem.
Analise os gastos da sua empresa e identifique o seguinte:
- Existem opções de insumo mais baratos e de qualidade semelhante?
- Todos os produtos ou serviços são utilizados em sua plenitude?
- A demanda mensal média é um dado conhecido que baliza as compras?
- Os funcionários estão sendo bem aproveitados em suas funções?
4. Use ferramentas tecnológicas para otimizar o trabalho
Por fim, uma das melhores formas de controlar os gastos de uma empresa, é otimizando a sua operação por meio do uso de tecnologias que auxiliam no dia a dia.
Considere, antes de qualquer coisa, que fazer anotações em papel ou ficar guardando arquivos de documentos é uma forma muito ineficiente de se trabalhar.
Até porque, hoje em dia o que não faltam são soluções tecnológicas para facilitar todo tipo de trabalho. Desde a agenda de compromissos, até mesmo a contabilidade.
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