Montar uma planilha de gastos é essencial para o controle e organização das finanças empresariais e também das finanças pessoais.
A planilha de gastos, ou despesas, como também é conhecida, auxiliará na gestão dos recursos financeiros disponíveis e dos compromissos a pagar.
Nesse conteúdo, vamos apresentar a importância desse tipo de controle e auxiliar você a montar sua própria planilha, permitindo o controle dos seus gastos, sem qualquer complicação.
Importância da planilha de gastos
Montar e acompanhar uma planilha de gastos é essencial para quem pretende manter as finanças pessoais ou empresariais em dia.
Quando falamos de gestão financeira, temos basicamente uma balança com dois lados: Receitas e Despesas.
Para que você não tenha problemas de fluxo de caixa e atrase pagamentos, o lado das despesas não pode ser superior ao das receitas.
Veja como uma planilha de gastos pode ajudar você e conheça a sua importância:
- Auxilia no controle de gastos pessoais e empresariais;
- Permite a totalização de gastos por período;
- Permite a totalização de gastos por categoria;
- Com uma planilha de gastos é possível realizar comparativos mês a mês;
- Com uma planilha de gastos você pode definir metas;
- É possível identificar com clareza o percentual das receitas comprometido pelas despesas;
- Permite identificar se novas despesas podem ser assumidas em determinado período.
Como montar uma planilha de gastos: Passo a Passo
Agora que você já sabe como uma planilha de gastos pode ser importante para a sua organização financeira pessoal e também para a gestão dos seus negócios, é hora de conferir um passo a passo para criar o documento.
São apenas 6 passos e um pouco de habilidade na edição de planilhas, para que você tenha um controle simplificado, mas completo dos seus gastos.
1.Crie uma nova planilha
Acesse sua conta do Google Drive. Na barra lateral esquerda, clique em “Novo” e em “Google Sheets” para criar uma planilha virtual gratuita e acessível de qualquer lugar com acesso à internet.
Se preferir, você também pode criar uma planilha de gastos offline, direto no seu computador, caso tenha um editor de planilhas, como o Excel instalado.
2.Separe suas despesas por categorias
As categorias são a espinha dorsal de uma planilha de gastos. Não existe uma regra que defina o número certo de categorias.
No entanto, é muito importante que você crie categorias que atendam a todas as suas despesas pessoais ou então a todas as despesas da sua empresa.
Se você achar que a especificidade o ajuda a manter um melhor controle de suas finanças, convém adicionar subcategorias para acompanhar mais de perto determinadas despesas.
Isso é especialmente útil se você estiver tentando reduzir os gastos em uma área específica das suas finanças pessoais ou da sua empresa.
3.Defina um período para a sua planilha de gastos
Você pode querer fazer um controle de gastos, semanal, quinzenal, mensal ou anual.
Na maioria dos casos, esse tipo de planilha é projetada para controles mensais ou anuais. No entanto, isso vai depender de alguns fatores, dentre eles:
- Frequência das despesas;
- Quão de perto você deseja monitorar suas finanças ou as finanças dos seus negócios;
- Quanto tempo você deseja gastar atualizando sua planilha de gastos.
4.Utilize fórmulas simples para tornar a planilha prática
A soma manual de células para encontrar o valor total dos gastos ou de um grupo de despesas é demorada e pode levar a erros.
No entanto, com o auxílio de fórmulas simples, você pode configurar a planilha para realizar esses cálculos automaticamente para você.
Você também pode somar verticalmente todas as suas categorias de gastos utilizando a função “SOMA”.
5.Insira suas despesas na planilha de gastos
Logo após montar a estrutura básica da planilha de gastos, é hora de começar a lançar suas despesas. Lembre-se, suas despesas não podem ultrapassar a sua renda ou no caso das empresas, suas receitas.
Reúna todas as suas despesas e preencha a planilha, separando por categorias.
Seus dados financeiros históricos são um ótimo ponto de partida para preencher sua planilha de gastos. Examine os últimos meses de registros bancários para ver para onde seu dinheiro está realmente indo.
6.Atualize sua planilha de gastos
À medida que o período de orçamento escolhido avança, atualize regularmente sua planilha de gastos com todas as suas transações. Dessa forma, você pode acompanhar seu progresso. Quanto mais você atualizar sua planilha, mais precisa ela será.
Mantendo sua planilha atualizada, você pode acompanhar a evolução das despesas, definir metas e comparar períodos, mês a mês ou ano a ano, por exemplo.
Com uma planilha de gastos estruturada e atualizada, você organiza suas finanças e mantém controle sobre seus gastos pessoais ou sobre os gastos da sua empresa.
Por fim, caso prefira, você também pode realizar uma rápida pesquisa no Google para encontrar alguns modelos de planilha, gratuitos para download.
Despesas que não podem faltar em uma planilha de gastos
Existem algumas despesas que não podem faltar em uma planilha de gastos completa e bem estruturada.
Na sequência, separamos uma relação para planilhas pessoais e uma relação para planilhas empresariais.
Principais despesas pessoais
Confira as principais despesas pessoais dos brasileiros:
- Aluguel;
- Financiamento Imobiliário;
- Taxa de condomínio;
- Água, Luz e Internet;
- IPTU;
- Mensalidade da academia;
- Despesas com plano de saúde;
- Medicamentos;
- Mensalidade escolar ou da faculdade;
- Mensalidade de cursos;
- Livros e materiais escolares;
- Aplicativos de transporte;
- Financiamento veicular;
- Combustível;
- Supermercado;
Principais despesas das empresas
Confira algumas das despesas que não podem ficar de fora da planilha de gastos da sua empresa
- Salários dos colaboradores e pró-labore;
- Energia elétrica;
- Água;
- Telefone;
- Internet;
- Aluguel e condomínio;
- Compra de materiais;
- Marketing;
- Contabilidade;
- Impostos, taxas e tributos.
Siga as dicas e o passo a passo que você conferiu nesse conteúdo, monte sua planilha de gastos e organize as finanças.
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