Você criou um plano estratégico, e agora? Um plano estratégico é uma ótima maneira de mapear sua estratégia de longo prazo para os próximos três a cinco anos, mas você precisa de documentos de planejamento adicionais para ajudá-lo a chegar lá.
Parte desse planejamento será desenvolvido anualmente – coisas como seus objetivos anuais e resultados-chave, por exemplo, crescerão naturalmente com o passar do tempo.
Mas, para ter certeza de que você está se mantendo no caminho certo e indo de encontro às suas metas de longo prazo, você precisa de um planejamento operacional.
O que é planejamento operacional?
O planejamento operacional é o processo de transformar seu plano estratégico em um mapa detalhado que descreve exatamente quais ações sua equipe executará semanalmente, ou às vezes até mesmo diariamente.
Um plano operacional incluirá itens de ação e marcos que cada equipe ou departamento precisa concluir para executar seu plano estratégico.
Durante o processo de planejamento operacional, descreva as responsabilidades de cada equipe ou pessoa para o próximo trimestre, seis meses ou ano fiscal.
O nível de detalhe e cronograma que você seleciona para seu plano operacional deve depender de quão rápido sua organização normalmente se move – se você for uma equipe ágil com um roadmap acelerado, considere a criação de um planejamento operacional para gestão da empresa no próximo trimestre ou semestre.
No entanto, se sua empresa tende a pensar mais a longo prazo, crie um plano operacional para todo o ano fiscal.
Diferença entre planejamento operacional e estratégico
Um plano estratégico é um plano de nível de negócios de sua estratégia de longo prazo para os próximos três a cinco anos. Um plano operacional é menor em escopo e cronograma.
O objetivo do planejamento operacional é delinear as ações diárias que você precisa realizar para atingir seus objetivos estratégicos.
Ao contrário de um plano estratégico, um plano operacional também deve se concentrar na implementação.
- Quais ações diárias e semanais sua equipe precisa realizar para cumprir seu plano estratégico de longo prazo?
- Quais indicadores chave de desempenho (KPIs) específicos você precisa acompanhar regularmente para garantir que sua equipe esteja progredindo em direção aos seus objetivos?
Esses detalhes devem ser capturados em seu planejamento operacional.
Quem deve criar um plano operacional?
Para capturar exatamente quem está fazendo o quê e quando, um planejamento operacional precisa ser muito detalhado.
Por esse motivo, crie um plano operacional em uma escala menor do que o seu plano estratégico, tanto em termos de cronograma quanto de escopo.
Em vez de tentar criar um plano operacional para toda a empresa, crie um no nível de departamento ou equipe.
Em uma empresa maior, você pode até criar um planejamento operacional para uma iniciativa específica – semelhante a um plano de trabalho detalhado.
Por exemplo, crie um plano operacional para explicar as tarefas diárias que seu departamento de TI precisa fazer para dar suporte à empresa.
Existem três níveis para quem deve criar um plano operacional:
- Escopo: Seu plano operacional irá capturar quem, o quê e quando de cada atividade. Deve ser focado a laser em uma equipe ou iniciativa.
- Cronograma: Dependendo da rapidez com que sua organização se move, seu plano operacional deve abranger um trimestre, seis meses ou um ano fiscal.
- Partes interessadas: Certifique-se de que as pessoas envolvidas no planejamento operacional estejam próximas ao trabalho, para que possam projetar e prever com precisão qual trabalho deve ser incluído no plano.
Benefícios do plano operacional
Um plano estratégico é uma ótima maneira de alinhar proativamente sua equipe em torno de um propósito comum.
Ao definir metas de longo prazo, você pode delinear exatamente para onde deseja chegar. Por sua vez, o plano operacional ajuda você a atingir seus objetivos estratégicos.
Ao criar um planejamento operacional orientado para os detalhes, você pode definir exatamente quais metas de curto prazo você precisa alcançar para estar no caminho certo para seus objetivos de longo prazo.
Pode ajudá-lo a refletir sobre as ações que você está realizando ou precisa realizar para atingir seus objetivos.
Em particular, um planejamento operacional:
- Esclarece exatamente o que sua equipe estará fazendo semanal e diariamente.
- Fornece um guia abrangente das operações diárias que os membros da sua equipe precisam realizar para cumprir seus objetivos de longo prazo.
- Define uma referência para as expectativas diárias, para que você possa evitar se desviar.
Como fazer um plano operacional
Durante o processo de planejamento operacional, você não está criando novos planos ou desenvolvendo novos objetivos. Em vez disso, para criar um plano operacional, avalie tudo o que sua equipe está trabalhando atualmente e tudo o que você precisa fazer diariamente ou semanalmente para atingir seus objetivos estratégicos. Veja como:
1. Comece com um plano estratégico
Crie um plano estratégico primeiro, caso ainda não o tenha feito. Você precisa de uma visão e metas de longo prazo antes de analisar os detalhes do dia a dia. Existem quatro etapas para criar um plano estratégico:
- Determine sua posição;
- Desenvolva sua estratégia;
- Construa seu plano estratégico;
- Compartilhe, monitore e gerencie seu plano estratégico.
2. Limite seu escopo
Para criar um planejamento operacional orientado a detalhes, você precisa restringir o escopo a uma equipe, departamento ou área de foco. O escopo de seu plano operacional dependerá do tamanho de sua empresa.
Por exemplo, imagine que você está dividindo seu plano estratégico em planos de ação para vários departamentos da empresa.
Sua equipe de marketing abrange várias funções – por exemplo, design, marketing de produto, mídia social, criação de conteúdo e promoção na web.
Para capturar funções diárias específicas dentro de cada equipe, você deve criar um plano de ação operacional para cada equipe menor.
3. Identifique as principais partes interessadas
Antes de criar um plano operacional, decida quem estará envolvido no processo de planejamento operacional.
Os membros da equipe que criam o plano operacional devem estar relativamente próximos das ações que o plano descreve.
Para continuar nosso exemplo, o plano operacional da equipe de design deve ser criado pelo chefe da equipe de design e pelos líderes da equipe (dependendo do tamanho da equipe).
Depois de criar o planejamento operacional, a equipe deve compartilhá-lo com o chefe de marketing para aprovação final.
4. Crie o planejamento operacional
Seu planejamento operacional explica as ações que sua equipe realizará para atingir seus objetivos dentro de um prazo definido. Para criar um plano operacional, esboce:
- Os objetivos de sua equipe
- Os resultados que serão alcançados pelo plano operacional
- Quaisquer resultados ou padrões de qualidade desejados
- Requisitos de pessoal e recursos, incluindo seu orçamento operacional
- Como você irá monitorar e relatar o progresso
Se você está lutando para descobrir todos os detalhes que devem ser incluídos em seu planejamento operacional, pergunte-se o seguinte:
- O que precisamos realizar? Essas informações devem vir de seu plano estratégico ou metas anuais.
- Que tarefas diárias precisamos realizar para atingir nossos objetivos? Essas podem ser tarefas diárias que você está fazendo ou um novo trabalho que precisa ser iniciado.
- Quem são as pessoas responsáveis por essas tarefas? Certifique-se de que cada tarefa tenha um proprietário para que não haja confusão sobre a quem consultar para perguntas ou atualizações.
5. Compartilhe e atualize seu plano operacional
Depois de criar o plano, compartilhe-o com os principais interessados, para que eles entendam os objetivos mais importantes de sua equipe e as tarefas diárias necessárias para chegar lá.
Monitore ativamente seu planejamento operacional e relate o progresso para que as principais partes interessadas e membros da equipe possam se manter atualizados sobre como você está controlando seus objetivos.
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