Todo empreendedor deve conhecer, mesmo que de forma sucinta, como funciona, a importância e os tipos de notas fiscais. Esse é um documento que deve fazer parte do funcionamento de qualquer empresa.
Por isso, neste artigo, vamos falar sobre alguns tipos de notas, para que servem e por que elas são tão importantes. Veja!
Qual a utilidade das NFs?
Notas fiscais (NFs) são documentos que certificam uma compra ou prestação de serviços. Nelas, estão registradas as informações de onde o produto foi comprado, quando e qual o valor. Elas registram, portanto, as vendas de uma empresa e servem como garantia para o consumidor. É como uma certidão de nascimento de uma transação.
A importância de emitir notas fiscais
É por meio das notas fiscais que toda a contabilidade de uma empresa pode ser feita, servindo para que os impostos fiquem em dia e corretamente quitados.
Além disso, por meio de uma NF, o responsável pelas finanças da empresa consegue estimar o faturamento do negócio, quais foram os produtos ou serviços responsáveis por esses faturamos e também organizar melhor o estoque e administrar a produção.
As NFs têm extrema importância legal e administrativa para o funcionamento de qualquer companhia. A empresa que não realiza essa emissão pode sofrer consequências consideráveis. Já aquelas que se enquadram no Simples Nacional e que não emitem notas, tem o imposto calculado pelo regime de caixa.
Os problemas de não emitir nota fiscal
Não emitir notas fiscais é considerado sonegação de impostos, uma prática ilegal. As consequências são muito sérias para as empresas.
Segundo os artigos 1º da Lei 8.137/1990 e 44 da Lei 9.430/1996, a penalidade desse ato constitui uma reclusão de dois a cinco anos e também uma multa. Além disso, dependendo do caso, essas penas podem ser aplicadas se a empresa não realizar a emissão da forma correta.
Quais são os tipos de notas fiscais?
Existem diversos tipos de notas fiscais, algumas em versões físicas, outras digitais. Cada uma corresponde ao tipo de transação que a empresa está realizando, assim como o tipo de produto ou serviço, que será documento nelas. Veja, a seguir, os principais tipos.
Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e)
A nota fiscal eletrônica é um documento digital que registra uma operação comercial, como compra e venda e também prestação de serviços. Dentre suas vantagens estão a redução de custos, uma maior padronização do documento e a possibilidade de ser integrada à plataformas digitais de gestão financeira da empresa.
Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e)
Essa é uma nota fiscal que só existe digitalmente. Ela é gerada e armazenada pela prefeitura da cidade da empresa, Ambiente Nacional ou uma entidade conveniada responsável por prestação de serviços.
A diferença entre esse tipo de NF e a NF-e é que a NFS-e registra apenas vendas de produtos, já a NFS-e registra prestação de serviços.
Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A NF eletrônica ao consumidor é um documento digital que registra transações entre empresa e consumidor final. Sua emissão é feita em vendas (e compras) presenciais ou entregas diretas para o consumidor.
Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)
As notas fiscais avulsas devem ser emitidas por empresas não contribuintes do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), ou seja, por aquelas que não são obrigadas a emitir NF Eletrônica como MEI, microempresa ou pequena empresa e até pessoas físicas (profissionais autônomos cadastrados).
Nota Fiscal de Exportação
Esse tipo de nota refere-se a situação em que as mercadorias são exportadas e precisam ser oficializadas diante da Secretaria da Fazenda. É o documento que valida o produto exportado ao consumidor no exterior, permitindo que ele seja registrado no país de destino.
Nota Fiscal de Remessa
Quando uma empresa precisa movimentar seus produtos para um lugar que não seja o destino final (como uma entrega direta ao consumidor final), será necessária a nota fiscal de remessa. Após a remessa, será preciso uma nota fiscal de retorno.
Como exemplo temos a distribuição de produtos entre várias unidades de uma mesma loja e/ou empresa. Em casos assim, é obrigatório que essa NF esteja junto a essas mercadorias.
Nota Fiscal Denegada e Nota Fiscal Rejeitada
Depois de uma empresa emitir uma NF, quem avalia sua padronização, aprova ou rejeita é a Secretaria da Fazenda e Planejamento (SEFAZ). Se forem encontradas irregularidades referente às informações do emissor ou destinatário, quer dizer que ela foi denegada.
Na Nota Fiscal Denegada o número da NF fica registrada na SEFAZ e não pode ser reutilizado. Já na Nota Fiscal Rejeitada, o documento pode ser reenviado para a SEFAZ utilizando a mesma numeração.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
As NFs de transporte eletrônico documentam as prestações de serviços de transporte de carga aérea, ferroviária, rodoviária, aquaviário, dutoviário. Esse tipo é emitido apenas no formato digital.
A emissão de notas fiscais deve ser feita pela contabilidade?
É fundamental que a NF seja emitida de acordo com o tipo de empresa, seu porte e tipos de serviços prestados. Por essa razão, o empreendedor deve ter bem claro todas as suas obrigações fiscais, com isso, já é possível fazer a emissão das notas por conta própria, sem precisar de auxílio da contabilidade.
Para tirar mais dúvidas, entre em contato com uma empresa especializada em atividades contábeis, como a Já Calculei. Conheça nossos serviços!
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