A gestão da folha de pagamento é o processo que envolve todo o seu planejamento, organização e emissão de contracheques. Essa atividade faz parte do dia a dia de todas as empresas que têm empregados contratados com carteira assinada e traz um registro completo da remuneração e dos procedimentos trabalhistas e tributários vinculados aos trabalhadores.
O gestor precisa investir em boas práticas pois assim ele garantirá a segurança das suas operações. Nesse sentido, uma boa gestão evita o pagamento de multas ocasionadas por erros e omissões na emissão da folha, além de minimizar o risco de a empresa sofrer com demandas trabalhistas causadas por erros no pagamento dos seus colaboradores.
A gestão da folha de pagamentos é uma necessidade mensal, além de geralmente ser uma tarefa considerada complexa, já que envolve diversas obrigações. Entretanto, ela pode ser simplificada quando houver conhecimento técnico somado à utilização de ferramentas adequadas.
Neste guia completo você vai entender a importância da gestão da folha de pagamento para a sua empresa e as principais etapas e os cálculos que devem ser observados durante o processo de gestão, além de dicas de boas práticas e ideias de como reduzir custos para a sua empresa. Acompanhe!
Qual a importância da gestão da folha de pagamento para o negócio?
De acordo com a legislação brasileira, todas as empresas com funcionários devidamente registrados são obrigadas a elaborar folhas de pagamento com todas as informações relativas aos direitos trabalhistas dos colaboradores.
Por ser uma obrigação legal, é imprescindível que as empresas adotem boas práticas, visando garantir a legalidade e, consequentemente, a segurança jurídica das suas operações.
O uso da tecnologia tem sido hoje um dos mecanismos mais eficientes para que as empresas consigam manter toda a documentação organizada, gerindo os dados de forma eficiente e minimizando a ocorrência de erros.
Além disso, o procedimento que envolve o cálculo da folha de pagamento é uma responsabilidade imensa, especialmente porque ali constam os principais detalhes relacionados ao pagamento do funcionário. No fim, o contracheque funciona como um histórico do trabalhador dentro da empresa, desempenhando função operacional, contábil, jurídica e fiscal.
Como o cálculo da folha demanda conhecimentos específicos, é normal que a tarefa seja realizada pelos profissionais do RH ou ainda por empresas de contabilidade tradicionais ou contabilidade online, a fim de que todos os valores sejam calculados e lançados corretamente. Entretanto, vale destacar que é obrigação da empresa, por meio dos seus recursos humanos, verificar se a legislação está sendo cumprida.
Considerando o fato de que a folha retrata todo o histórico e a remuneração paga ao trabalhador, ela pode ser utilizada por ele em procedimentos para financiamentos, solicitação de aposentadoria, abertura de conta em banco, entre outras. É em razão de todos esses fatores que se torna tão importante manter o sistema da empresa bem organizado.
Quais etapas precisam ser observadas?
Uma boa gestão de folha de pagamento deve considerar diversas etapas, especialmente aquelas que antecedem a elaboração do documento propriamente dito. Confira a seguir os processos e ações necessários para garantir a segurança e a eficiência na gestão do contracheque dos seus funcionários.
Monte uma equipe de profissionais capacitados
Para atingir bons resultados na gestão, é essencial estar assessorado por profissionais competentes. Existem dois setores dentro da empresa que estão diretamente atrelados à elaboração e ao pagamento dos funcionários: o setor de recursos humanos e o departamento financeiro.
Além de impactar nas finanças no negócio, a folha de pagamento tem a função de comprovar a existência de um vínculo entre o colaborador e a empresa, registrando todo o histórico do profissional.
Se o documento não for elaborado por profissionais capacitados, há um grande risco de que ocorram problemas, erros ou até mesmo inconsistências nas informações. Isso vai gerar reflexos significativos para as finanças e a estabilidade da empresa.
Assim, comece a sua estratégia de gestão estando assessorado por uma equipe de bons profissionais.
Padronize a estrutura de cargos e salários da sua empresa
A empresa precisa conhecer a sua capacidade de contratação e alinhar os procedimentos com as expectativas dos seus colaboradores.
Assim, um passo importante em todo o processo de planejamento diz respeito à identificação das atividades necessárias para a empresa, da hierarquia de cargos dentro das equipes e dos respectivos salários.
Com uma estrutura padronizada, a empresa pode criar planos de carreira, o que contribui para a elaboração das folhas de pagamento.
Tenha uma conta bancária exclusiva para os pagamentos dos salários
Essa estratégia contribui para a organização financeira da empresa. Assim, o gestor consegue separar as despesas de salário das demais contas do negócio. Além disso, alcança maior praticidade na rotina e em eventuais demandas fiscalizatórias que exijam a comprovação de dados sobre o pagamento dos trabalhadores.
Comece a montagem da folha avaliando os horários
O primeiro aspecto que deve ser analisando antes de elaborar uma folha de pagamento diz respeito à análise das horas trabalhadas.
Além de servir para o cálculo dos salários, tais informações também influenciam na contabilização do pagamento de horas extras, férias e eventuais adicionais. As empresas que contam com mais de dez funcionários registrados são obrigadas por lei a realizar o registro de ponto, o que pode ser feito de forma eletrônica, facilitando significativamente o trabalho do setor de recursos humanos.
Afinal, os sistemas de ponto eletrônico facilitam a realização de cálculos e a emissão dos relatórios de jornada de trabalho, otimizando a análise de horas trabalhadas, horas extras, atrasos, ausências, saídas antecipadas, adicional noturno e descanso semanal remunerado.
Entretanto, é importante atentar para o fato de que a assinatura do colaborador no espelho de ponto é essencial. Assim, nos casos em que a empresa utiliza o ponto eletrônico, é imprescindível coletar as assinaturas dos funcionários no final do mês.
Elabore um checklist de verificação
O planejamento, o cálculo e o preenchimento da folha de pagamento são atividades comuns na rotina das empresas, mas também representam uma das maiores preocupações dos profissionais do setor de recursos humanos e do departamento pessoal.
Apesar de ser uma tarefa mensal e, por isso, usual, a elaboração do documento exige a análise de uma série de detalhes que precisam ser lembrados pelo responsável. Para garantir que nenhuma informação ficará de fora, é importante estabelecer processos organizados para a sua realização, uma vez que qualquer erro pode gerar enormes dores de cabeça.
Por isso, um checklist é uma ótima ferramenta de verificação que vai contribuir para a segurança e a eficiência na elaboração da folha.
Crie uma política de entrega das folhas de pagamento
O contracheque é o documento que comprova o pagamento do salário do trabalhador, inclusive com informações sobre descontos, impostos, contribuições e eventuais gastos com plano de saúde, entre outros.
Isso mostra como o documento é importante para o trabalhador, já que é necessário, por exemplo, em atividades como a declaração do Imposto de Renda ou ainda para a solicitação de crédito em instituições financeiras. Se a empresa não entregar o documento ao colaborador, ela estará sujeita ao pagamento de multas.
Em razão disso, o empresário deve estabelecer uma rotina de entrega dos holerites aos colaboradores. O setor de recursos humanos e o financeiro devem estar envolvidos na política de entrega, o que deve envolver um prazo específico, de forma que todos os funcionários fiquem cientes da data do recebimento dos seus salários.
Tenha registro digital de todas informações
O empregador é legalmente responsável pelo registro e o armazenamento dos documentos dos seus funcionários. Isso deve ser feito com todo o cuidado, já que tais informações podem ser solicitadas a qualquer momento pelos próprios empregados ou por fiscais de órgãos como o Ministério do Trabalho.
Alguns documentos devem ser arquivados fisicamente, ou seja, impressos, por até trinta anos, como é o caso dos dados de FGTS. Entretanto, mesmo havendo arquivo físico, é essencial contar com o apoio da tecnologia, para garantir o arquivamento das informações em mídias digitais.
Isso pode ser feito com o apoio de um contador, que terá o embasamento técnico e jurídico necessários para orientar a respeito da gestão desses documentos, além do uso de ferramentas como plataformas de contabilidade online.
De que maneiras a folha de pagamento desempenha um papel estratégico?
Por meio da análise das folhas de pagamento é possível ter acesso a dados que permitem uma verificação do desempenho dos funcionários.
Isso pode ser feito com base na avaliação da assiduidade, dos descontos, das bonificações e outros critérios relacionados com o cargo e a produtividade.
Outra ação interessante é a comparação do contracheque com outros registros da empresa, o que ajuda a identificar se o colaborador deve se manter no seu cargo ou está pronto para receber uma promoção.
O gestor precisa ter em mente que uma boa gestão da folha de pagamento melhora a relação com os colaboradores, proporcionando o aumento da produtividade e uma melhor qualidade de vida no trabalho.
Quando a convivência é agradável, todos os processos fluem melhor, os profissionais trabalham felizes e atingem suas metas e o risco de problemas diminui consideravelmente.
Como calcular a folha de pagamento dos seus funcionários?
Sem dúvida, a etapa de cálculo da folha de pagamento é uma das mais importantes em todo o processo de gestão.
Uma folha é constituída pelo somatório de todos os registros financeiros do colaborador, o que inclui salários, vencimentos, descontos com vale-transporte, vale-alimentação, bônus, horas extras, entre outros.
O setor de contabilidade é responsável por transformar todas as informações em dados numéricos, expressos em códigos e referências específicas. Entretanto, mesmo não sendo especialistas, os gestores devem conhecer o processo de elaboração da folha, já que isso vai contribuir para a segurança do planejamento da gestão dentro da sua empresa.
O primeiro passo para realizar o cálculo é a análise da classificação do colaborador. Os funcionários são classificados por categorias e isso é feito para verificar uma eventual regulamentação por convenção coletiva.
Caso exista uma convenção atrelada à categoria, é necessário considerar as suas normas como base para o cálculo dos valores da folha de pagamento.
O segundo passo na elaboração do cálculo é a análise das horas de trabalho. Ela deve ser feita mediante a observação da folha de ponto de cada funcionário, onde constam horas trabalhadas, jornadas adicionais, horas extras, faltas e descanso remunerado.
Lembrando que no caso de ausências em que houver justificativa comprovada por meio de atestado médico, por exemplo, a falta deve ser abonada. Por outro lado, se não houver justificativa, o desconto deve ser feito no pagamento bruto do salário.
O terceiro passo é a realização dos descontos referentes aos encargos sociais e ao Imposto de Renda. No cálculo devem ser contabilizados todos os descontos legalmente aplicáveis, ou seja: Instituto Nacional de Seguro Social (INSS), referente à aposentadoria;
Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF).
Por fim, o último passo antes da finalização do cálculo é a realização dos descontos referentes aos benefícios legais, como o vale-transporte, vale-refeição e contribuição sindical.
Realizadas todas as análises e os descontos aplicáveis, é possível identificar o valor líquido que será pago ao trabalhador ao final do mês de trabalho.
Confira as seguir um checklist que pode ser utilizado durante a elaboração do cálculo ou a auditoria da folha de pagamento.
( ) Verificação da categoria profissional — a classificação do funcionário deve ser feita de acordo com as regras estabelecidas pela convenção coletiva da sua categoria.
( ) Salário-base — confira o valor de registro do salário-base de cada colaborador para dar início ao processo de cálculo.
( ) Acréscimos — verifique a frequência do funcionário e a eventual existência de direito ao pagamento de horas extras. Isso deve ser feito por meio da análise do relatório de controle de ponto. Por ser uma avaliação individual, é preciso ter atenção no processo, já que pode haver o direito ao pagamento de adicionais por periculosidade, insalubridade, trabalho noturno, salário-família, entre outros.
( ) Frequência — verifique se o funcionário frequentou o ambiente profissional conforme previsto no seu contrato de trabalho. É preciso avaliar a ocorrência de faltas não justificadas que precisem ser descontadas do valor bruto do salário-base.
( ) INSS — o cálculo do INSS está diretamente relacionado ao valor do salário. Já que ele pode sofrer uma variação de 7,65% a 11%, é preciso avaliar caso a caso. Também é necessário verificar o teto da previdência, uma vez que a contribuição é calculada levando em consideração o patamar máximo.
( ) Imposto de Renda — avalie o desconto do IR, considerando como base para o cálculo o valor do salário deduzido do INSS. Também é preciso avaliar situações específicas de deduções com dependentes, assim como descontos com faltas e pensão alimentícia.
( ) Outros descontos — avalie a existência de outros descontos referentes a vale-transporte, contribuição sindical, plano de saúde, adiantamento de salário, vale-alimentação, entre outros.
( ) Valor final — o valor final é obtido depois do cálculo com os acréscimos e deduções acima descritos.
Como adotar as melhores práticas nessa gestão?
A grande dúvida dos gestores está em estabelecer práticas eficientes que contribuam para todo o processo de gestão da folha de pagamento. Se essa também é a sua dúvida, confira a seguir algumas dicas que vão ajudar você a criar boas práticas dentro da sua empresa.
Planeje todos os processos que envolvem a folha de pagamento
Qualquer atividade dentro da empresa demanda planejamento, começando pela própria elaboração do plano de negócios. Sem planejamento, é comum que surjam problemas e que o gestor tenha dificuldades na identificação da causa desses impasses, assim como soluções que possam ser adotadas para a resolução dessas questões.
Assim, se você busca estabelecer boas práticas na gestão da folha de pagamento, a primeira dica é que você dedique um tempo para organizar todos os processos que envolvem essa atividade. Isso vai trazer benefícios a longo prazo, otimizando o uso dos recursos disponíveis e minimizando a ocorrência de erros.
Enquadre corretamente o seu colaborador
Outro cuidado que deve ser tomado pelo empresário diz respeito ao enquadramento do funcionário. Esse enquadramento não tem nada a ver com o regime tributário da empresa, mas sim com a legalização aplicável ao trabalhador.
Nesse sentido, um prestador de serviço que atua como pessoa jurídica é diferente de um funcionário com carteira assinada. Ignorar essas diferenças é um erro que pode custar muito caro para a empresa. Por isso, dê uma atenção especial a essa questão.
Na hora de elaborar a folha de pagamento, é preciso garantir que todos os direitos e deveres do trabalhador estejam sendo atendidos de acordo com suas características, sua categoria e seu enquadramento legal.
Tenha uma conta bancária exclusiva para a folha de pagamento
Como destacado anteriormente, é importante que o gestor tenha uma conta exclusiva para o pagamento de salários e demais custos relacionados com a remuneração dos trabalhadores. Isso minimiza o risco de equívocos, contribui para a eficiência na gestão e facilita os procedimentos de comprovação de pagamentos em caso de fiscalização.
Essa prática tende a facilitar também a avaliação da remuneração e contribui para a formatação do planejamento de custos.
Use a tecnologia como sua aliada
A tecnologia está cada dia mais integrada com os processos empresariais. Os gestores devem estar atentos a isso, aproveitando ao máximo os recursos e as tecnologias disponíveis para otimizar os processos do negócio.
Alguns erros na folha de pagamento resultam da ineficiência dos processos, causados, por exemplo, pelo preenchimento de documentos à mão. Trabalhando com sistemas, por outro lado, o empresário tem condições de sofisticar o funcionamento do seu negócio por meio da automatização de procedimentos, o que traz segurança e produtividade para a empresa.
O desenvolvimento de boas práticas voltadas para a gestão da folha de pagamento reduz o risco de problemas relacionados com o descumprimento de obrigações legais, além de contribuir para a construção do bom relacionamento entre empresa e colaboradores.
Como reduzir os custos usando essas práticas?
As empresas estão constantemente em busca de estratégias para a redução dos seus custos. Uma gestão eficiente costuma usufruir desse benefício em razão da redução de erros, da otimização dos processos e do aumento da eficiência operacional.
Isso comprova o importante papel da tecnologia, tendo em vista a organização das informações, o que evita erros e oferece maior segurança jurídica para a empresa, principalmente na apresentação de provas em processos trabalhistas ou fiscalizações. Dessa forma, a tecnologia é útil tanto na otimização das atividades quanto na redução de custos.
Além de softwares específicos para a realização dos cálculos, é possível encontrar plataformas que oferecem serviços de contabilidade online que permitem, por exemplo:
elaboração e transmissão de obrigações legais para os órgãos responsáveis;
emissão de notas fiscais;
cálculo de tributos;
emissão de guias para o recolhimento de impostos;
pagamento de pró-labore;
emissão de folhas de pagamento;
geração de documentos como balanços patrimoniais e balancetes.
Uma alternativa interessante na estratégia de racionalização de custos é a terceirização de serviços. Desde 2017, a legislação brasileira autoriza a terceirização de atividades-fim. Isso se tornou uma oportunidade de atender a certas demandas das empresas, contribuindo para o planejamento e a especialização, além de reduzir significativamente os custos.
Como você pôde ver ao longo deste guia, a gestão de folha de pagamento é um processo complexo que exige planejamento e uso de ferramentas que garantam a otimização e a segurança.
Além de estar atento ao que diz a legislação, você também deve considerar o uso da tecnologia, uma vez que ela se tornou um dos aspectos principais para quem deseja investir na gestão eficiente da folha de pagamento e de todos os recursos humanos.
Por isso, lembre-se de buscar na tecnologia ferramentas que agreguem qualidade, eficiência e automação no controle das informações contábeis, fiscais e trabalhistas do seu negócio. Diversas alternativas estão disponíveis e certamente alguma delas está alinhada às demandas da sua empresa.
Este guia ofereceu a você, que é empresário e tem problemas com a organização e o planejamento do seu setor de recursos humanos, uma série de dicas e estratégias que podem ser colocadas em prática para garantir maior segurança nas operações referentes à folha de pagamento.
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