Sempre que o final do ano se aproxima as empresas precisam reunir informações para preparar o fechamento contábil e através do mesmo, ter acesso aos resultados alcançados durante o ano.
O fechamento contábil é fundamental para empresas estruturadas e bem organizadas, e servirá de base para as decisões e metas do próximo ano.
A partir deste documento, líderes e gestores podem concluir se os resultados alcançados estão dentro do esperado ou se algum tipo de mudança será necessária para o próximo ciclo.
Através do fechamento, também é possível identificar quais foram as contas contábeis com maior representatividade no balanço, tanto do lado das despesas e obrigações, como também das receitas e ativos.
Em outras palavras, podemos dizer que o fechamento contábil é uma espécie de raio-x completo do patrimônio e das finanças de uma organização.
O que é fechamento contábil?
O fechamento contábil é o processo através do qual, todas as operações financeiras e contábeis de uma organização são aglutinadas e organizadas em um único documento que nos permite conhecer o resultado da empresa no ano em questão.
Além de ser considerado de extrema importância para a gestão das empresas, o fechamento contábil é obrigatório e está previsto no artigo 1.179 do Código Civil, que diz o seguinte:
“O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico.”
Como fazer o fechamento contábil de uma empresa?
A realização de um fechamento contábil preciso e que consiga transferir para o papel, a realidade econômica de uma empresa é composto por algumas etapas, incluindo:
1.Definição do calendário de fechamento
O fechamento contábil anual é obrigatório, conforme determina o nosso Código Civil e demais documentos da legislação em vigor. No entanto, por questões organizacionais, muitas empresas realizam outros fechamentos durante o ano.
Na prática, cabe às organizações, em conjunto com o seu contador, definir a periodicidade dos fechamentos (anual, semestral, trimestral, bimestral ou até mesmo mensal).
É claro, que é preciso levar em consideração que cada fechamento também envolve custos e um grande trabalho da equipe contábil responsável por levantar, reunir, conferir e organizar todas as informações que compõem um balanço de fechamento.
2.Integração de dados e processos
Para que os números apresentados no fechamento contábil consigam ser fiéis à realidade, é fundamental que seja realizado um criterioso levantamento de dados e movimentações financeiras e contábeis.
Nenhuma entrada, saída ou transferência de recursos, obrigações e ativos podem ficar de fora do fechamento, pois caso contrário, os números apresentados não serão absolutamente compatíveis com a realidade.
Por isso, a contabilidade precisará de relatórios, extratos bancários, notas fiscais e todos os documentos que comprovam e registram a entrada ou saída de recursos tangíveis e intangíveis da empresa.
3.Utilize um software de gestão
Para garantir que o fechamento contábil seja preciso e consiga transmitir informações fidedignas, contribuindo de forma efetiva para que líderes e gestores tomem decisões assertivas, as informações que vão compor o balanço precisam ser precisas.
Em meio a este cenário, nossa sugestão é que a empresa utilize um software de gestão empresarial do tipo ERP e ao longo do ano, registre todos os movimentos de entrada e saída de bens e recursos financeiros.
Além de compilar informações e fornecer dados úteis para a construção do fechamento contábil, os softwares de gestão contam com uma série de recursos e ferramentas que auxiliam os gestores e contribuem de forma direta para o funcionamento das empresas.
Por fim, com informações e dados precisos em mãos, caberá ao contador a atribuição de realizar conferências, escriturar e estruturar o fechamento contábil da empresa, com o seu respectivo resultado.
Principais erros no balanço de fechamento contábil
Alguns erros frequentes em pequenas e médias empresas podem comprometer significativamente os números e resultados que serão apresentados no fechamento contábil.
Para que você estruture processos e não permita que a sua empresa cometa tais erros, decidimos listar cada um deles neste tópico. Confira!
1.Não realizar todos os lançamentos
Para que um balanço de fechamento contábil seja preciso, todas as operações que envolvem a entrada e saída de bens e recursos financeiros precisam ser registradas em ordem cronológica.
Movimentações como entradas, saídas, emissão de notas fiscais, investimentos, pagamento de fornecedores e funcionários, dentre outras, precisam ser registradas, organizadas e categorizadas com a ajuda de um sistema de gestão.
Nenhum valor ou lançamento pode ficar de fora, por menor que seja a sua relevância em termos financeiros.
2.Não definir um período para o balanço
Conforme já comentamos, o balanço de fechamento contábil deve ser realizado de forma obrigatória anualmente ou em períodos menores e pré-definidos pela organização.
No entanto, muitos empresários e empreendedores não sabem responder quando um balanço deve ser preparado e deixam para solicitar a preparação deste documento quando lembram ou acreditam ser necessário.
Esse tipo de atitude demonstra certo descontrole sobre a gestão contábil e financeira dos negócios, podendo impactar de forma significativa e negativa os resultados.
3.Não tomar decisões com base nos resultados
O fechamento contábil reúne uma série de números e informações importantes sobre as empresas, sendo, portanto, uma ferramenta útil para a tomada de decisões.
No entanto, muitos empreendedores acabam se esquecendo da relevância do fechamento e não fazem uso do mesmo para embasar suas decisões.
4.Não investir em tecnologia
Muitos empresários e empreendedores ainda acreditam que a utilização de sistemas de gestão empresarial é opcional, tendo em vista que aparentemente é possível manter tudo em ordem através da sua própria experiência prática.
Contudo este é um grande engano e os sistemas de gestão precisam ser vistos como um investimento é ferramenta fundamental para acompanhamento dos processos e resultados de uma organização, independente do seu porte ou segmento.
Além de gerar informações úteis para o fechamento contábil, os sistemas auxiliam os empresários nas tomadas de decisões, geram relatórios e contribuem para diversos controles importantes, dentre eles, a gestão financeira e a de estoques.
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