A emissão de nota fiscal é um tema que ainda gera muitas dúvidas nos gestores e empresários, especialmente no que diz respeito às obrigações legais, ao lançamento de informações, aos aspectos técnicos contábeis e ao recolhimento adequado de tributos.
Inicialmente, é importante ter em mente que a nota fiscal é um documento que foi criado com o objetivo central de manter um registro de transferência de propriedade de bens e da prestação de serviços comerciais, garantindo ainda o recolhimento dos tributos conforme as disposições legais.
Mas, na prática, como será que funciona a emissão de nota fiscal? Quais são as regras que a empresa deve seguir para emissão correta do documento? Existem regras distintas de acordo com o tipo de empresa?
Para ajudar a responder a essas e outras perguntas a respeito do assunto, a Já Calculei desenvolveu este artigo completo, com informações imprescindíveis envolvendo a emissão e a gestão de notas fiscais no ambiente empresarial.
É importante que um empresário conheça e domine o tema. Assim, ele vai ter mais segurança em suas operações, reduzindo o risco de problemas fiscais e jurídicos, além de contribuir para o aumento da lucratividade do seu negócio. Por isso, acompanhe a leitura e entenda como a nota fiscal impacta no desenvolvimento da sua empresa.
O que é uma nota fiscal?
Uma nota fiscal é um documento que comprova a realização de uma venda ou prestação de determinado serviço. Tal documento é importante tanto para o cliente quanto para a empresa.
Sob o ponto de vista do cliente, a nota fiscal tem a função de registrar a realização da compra e o devido pagamento, podendo facilitar o recebimento de créditos fiscais ou ainda garantir o acesso a um suporte técnico e a troca do produto caso o mesmo apresente defeitos.
Já para a empresa, a nota fiscal serve como um registro do recebimento da receita, além de ser um instrumento que viabiliza a apuração do recolhimento de tributos atrelados à operação.
A Lei nº 8.846/1994, em seu artigo primeiro, aponta para a obrigatoriedade de emissão de nota fiscal ou documento equivalente em situações que envolvam venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis.
Sua emissão deve ser feita no momento da efetivação da operação, garantindo o atendimento às regras vinculadas à legislação do Imposto de Renda e de proventos de qualquer natureza.
Para que serve uma nota fiscal?
Como exposto anteriormente, a nota fiscal serve para realizar o registro de trocas de valores ou de propriedade sobre bens.
Sua função é oficializar a ocorrência de uma negociação, viabilizando o recolhimento do tributo relativo a ela e criando um histórico que permita uma consulta posterior tanto por parte da empresa e do cliente, quanto dos órgãos de fiscalização.
É válido destacar que as notas fiscais não são utilizadas apenas em operações de compra e venda de mercadoria e serviços. Elas também são emitidas para transporte de mercadorias, transferências de bens, devolução de mercadorias, realização de doações, entre outras situações.
Com ela, as partes envolvidas estão protegidas, garantindo a comprovação da ocorrência de uma operação, bem como o correto recolhimento dos tributos.
Empresas que não emitem notas fiscais são consideradas sonegadoras de impostos. A sonegação é o ato de esconder ou omitir algo, sendo considerada crime pela legislação brasileira, passível de pena de detenção de seis meses a dois anos e aplicação de multa de duas a cinco vezes o valor inicialmente devido.
Quem precisa emitir nota fiscal?
A emissão de nota fiscal é obrigatória por qualquer empresa que comercializa produtos ou serviços, a não ser que exista alguma legislação que verse a respeito da isenção de emissão, o que é bastante raro.
No Brasil, estão obrigadas, de forma geral, à emissão da nota fiscal: Microempreendedores Individuais (MEI), Microempresas (ME), Empresas de Pequeno Porte (EPP), empresas optantes pelos regimes do Simples Nacional, do Lucro Real e do Lucro Presumido, assim como demais empresas que comercializam produtos e/ou serviços.
Em caso de dúvidas com relação à obrigatoriedade de emissão ou não da nota fiscal, é importante que o gestor busque orientações com um profissional especializado. Além de avaliar o regime tributário da sua empresa, um contador poderá auxiliar com relação a outras obrigações contábeis e fiscais atreladas ao seu negócio.
Também é importante destacar que a nota fiscal eletrônica, da qual trataremos adiante, é um processo gradativo e a sua emissão apresenta algumas regras específicas que variam de acordo com a localidade onde a empresa está situada.
Por isso, a assessoria de uma consultoria contábil é importante para garantir a adequação do negócio à legislação aplicável a ele.
Como a nota fiscal deve ser emitida?
Hoje, praticamente todas as empresas já estão adaptadas ou em fase de adaptação para a emissão de notas fiscais eletrônicas. Nos casos em que a emissão ainda é feita em papel, é importante conversar com um contador o quanto antes, para verificar a necessidade de alteração da modalidade de emissão.
As notas fiscais eletrônicas, modalidade mais conhecida e atualmente utilizada, devem ser emitidas por meio de um programa específico de emissão de notas fiscais, com base em regras e critérios estabelecidos pela legislação aplicável àquele negócio.
Ou seja, em caso de emissão de uma nota fiscal de serviço, por exemplo, é preciso considerar a legislação municipal que versa sobre o assunto, tendo em vista que o imposto recolhido nesse tipo de operação é de competência do município.
No caso das operações envolvendo compra e venda de mercadorias em que incide o ICMS (Imposto de Circulação de Mercadorias e Serviços), é preciso avaliar as regras do estado com relação à emissão da nota fiscal, assim como o recolhimento de tributos.
Qual é a diferença entre recibo e nota fiscal?
A nota fiscal não pode se confundir como recibo de pagamento, já que eles têm funções e objetivos diferentes.
O recibo é um documento não oficial, razão pela qual ele não garante o recolhimento dos tributos atrelados a uma negociação. Por outro lado, ele pode ser utilizado para a comprovação do recebimento do pagamento, além de assegurar os direitos e deveres atrelados à compra e venda.
Os recibos são muitos utilizados, por exemplo, em operações de compra e venda onde existem parcelamento e emissão de carnê. Em cada parcela paga é gerado um recibo atestando o pagamento da quantia parcial do valor devido.
A nota fiscal, por sua vez, é um documento com validade perante o Fisco, tendo em vista que, além de comprovar a compra, permite o correto recolhimento dos tributos.
Isso significa que, mesmo que a empresa emita o recibo, ela não está desobrigada de emitir a nota fiscal. Afinal, somente ela comprova, tributária e legalmente, a existência de uma operação comercial entre dois agentes.
Lembre-se de que a não emissão de nota fiscal é um crime de sonegação fiscal, mesmo quando houver a emissão do recibo por parte da empresa fornecedora do produto ou serviço.
Que tipos de nota fiscal o MEI e o Simples Nacional podem emitir?
Quando o assunto é emissão de notas fiscais, uma dúvida muito frequente diz respeito à obrigatoriedade de emissão por parte dos microempreendedores individuais e pelas empresas optantes pelo Simples Nacional.
Microempreendedor Individual
Quem trabalha como MEI não é obrigado a emitir notas fiscais quando vende um produto ou presta um serviço para uma pessoa física. Entretanto, nos casos em que o cliente atendido é uma pessoa jurídica, é obrigatório proceder com a emissão do documento.
Além disso, nos casos em que a atividade do MEI envolve a venda de produtos, a emissão deve ser feita na modalidade de nota fiscal eletrônica, a fim de garantir o recolhimento dos tributos federais e estaduais a ela atrelados.
Por outro lado, os MEIs que são prestadores de serviços estão obrigados ao recolhimento de impostos federais e municipais. Por isso, deverão ser avaliadas as exigências do município com relação à emissão do documento fiscal eletrônico.
É importante destacar que, nos casos em que o cliente for pessoa física mas exigir a entrega da nota fiscal, o MEI deverá proceder com emissão do documento.
Em caso de dúvidas, é válido buscar a orientação do seu contador ou, ainda, acessar o Portal da Nota Fiscal Eletrônica da Receita Federal e o site da Secretaria da Fazenda do seu estado ou município.
O objetivo do governo é que a emissão de notas fiscais se torne obrigatória para todas as empresas e em todas as modalidades de negociação. Por isso, os especialistas recomendam que os empresários já aproveitem para se adaptar a essa realidade.
Empresas optantes pelo regime do Simples Nacional
Ao contrário dos microempreendedores individuais, as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo regime do Simples Nacional estão obrigadas a emitir notas fiscais tanto em vendas de produtos quanto em prestações de serviços.
Lembrando que, nesse caso, as regras também variam de acordo com a modalidade da empresa, assim como com a sua localização, ou seja, em que estado e município ela está.
Os profissionais autônomos precisam emitir nota fiscal?
Se o profissional autônomo for um microempreendedor individual, a regra é que a emissão das notas seja feita de acordo com as regras aplicáveis àquele modelo de empresa.
Quanto aos profissionais autônomos que não têm registro no CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica), não precisam emitir nota fiscal. Porém, estão obrigados a trabalhar com o RPA (Recibo de Pagamento a Autônomo) ou o RPCI (Recibo de Pagamento a Contribuinte Individual).
É importante destacar que, em situações como essa, o profissional não pode ter vínculo empregatício com a empresa. Em caso de contratação para prestação de serviços para empresas, é imprescindível avaliar a legislação trabalhista e tributária em vigor, inclusive no que diz respeito às alterações promovidas pela reforma trabalhista.
O profissional, ao emitir documentos como o RPA ou RPCI, deve deduzir do valor a contribuição devida à Previdência Social, assim como o Imposto de Renda.
Uma alternativa é a emissão de nota fiscal avulsa, o que pode ser vantajoso em termos de redução de impacto tributário.
O que é uma nota fiscal avulsa?
A nota fiscal avulsa é uma alternativa bastante utilizada por microempreendedores individuais que não realizam vendas com frequência.
Ela é um documento fiscal emitido de forma individualizada, o que pode ser feito tanto em papel como eletronicamente. Os campos e as informações a serem prestadas são muito semelhantes àqueles constantes na nota fiscal tradicional.
Empresas que emitem poucas notas fiscais podem optar pela nota fiscal avulsa, o que comprova a operação e garante a regularidade fiscal do emissor.
Quando emitida em meio eletrônico, ela é chamada de Nota Fiscal Avulsa Eletrônica.
Quais são as características e os benefícios da nota fiscal eletrônica?
A Nota Fiscal Eletrônica é uma evolução da nota fiscal em papel. Ela foi criada com o objetivo de informatizar o Fisco, contribuindo para a organização das empresas e facilitando o processo de fiscalização.
Dessa forma, ela traz diversos benefícios para todas as partes envolvidas na negociação. No caso do empreendedor, alguns dos benefícios que merecem destaque são:
- rapidez e praticidade na transmissão de informações;
- simplificação e produtividade nos processos, inclusive no preenchimento dos campos e na gestão dos documentos fiscais;
- redução de custos com impressão, envio e armazenamento de documentos;
- redução de erros no processo de preenchimento da nota fiscal, tendo em vista a possibilidade de preenchimento automático oferecido pelos sistemas de emissão;
- aumento da transparência no processo fiscal;
- credibilidade para a empresa em seu mercado de atuação;
- redução do tempo para emissão do documento fiscal;
- redução do risco de processos administrativos e multas pelo preenchimento incorreto dos campos;
- redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais Fronteiriços;
- simplificação das obrigações acessórias.
Mas os benefícios não são exclusivos das empresas emissoras do documento fiscal. Afinal, quem compra também usufrui de algumas vantagens.
Entre essas vantagens está a redução de erros relacionados à escrituração fiscal, a melhora no relacionamento com os fornecedores, a eliminação da necessidade de digitalização de documentos fiscais e a possibilidade de planejar a logística, tendo em vista que o cliente pode receber antecipadamente as informações da nota fiscal eletrônica.
Esse documento é a evolução das notas fiscais e, com o decorrer do tempo, a tendência é que todo o mercado seja tomado por esse tipo de documento fiscal. Dessa forma, adaptar-se à nova realidade é uma imposição para as empresas, independente do seu porte ou ramo de atuação.
Usufruir dos benefícios que a tecnologia oferece contribui para o desenvolvimento de uma empresa mais competitiva e presente no mercado, auxiliando nos processos de expansão desses negócios.
A nota fiscal eletrônica substitui a nota fiscal em papel?
A nota fiscal eletrônica foi criada com o objetivo de substituir, de forma gradativa, todos os modelos de notas fiscais utilizados pelas empresas,
Assim, a NF-e substitui as notas fiscais de modelo 1 e 1A, enquanto a NFS-e substitui a Declaração de Serviços e a CT-e substitui documentos como os de modelo 07, 08, 09, 10, 11 e 27.
A nota fiscal eletrônica, assim como o SPED Fiscal, é um exemplo de como a tecnologia está ganhando espaço na rotina contábil, fiscal e tributária das empresas.
Por isso, os empresários devem aproveitar para adaptar suas rotinas a essas mudanças tecnológicas, criando mecanismos para a automação de processos e investindo em soluções como plataformas de contabilidade online.
Qual é o papel do certificado digital na emissão de nota fiscal eletrônica?
O certificado digital é o processo que garante a validade e a segurança das notas fiscais eletrônicas emitidas por uma empresa. É ele que garante a autenticidade da assinatura digital que é feita no documento e que realmente foi sua empresa que o emitiu. Dessa forma, sem o certificado, as empresas não conseguem emitir uma nota fiscal eletrônica válida.
Todas as empresas interessadas ou obrigadas a emitirem notas fiscais eletrônicas devem solicitar seu certificado com vinculação ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação e Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP), que é o órgão responsável por emitir e mediar transações envolvendo certificados digitais.
O ICP garante que o certificado digital seja confiável e transparente, de forma que todas as atividades realizadas pelas empresas no meio digital sejam seguras e possam ser reconhecidas pelo Fisco.
Como obter o Certificado Digital
Para obter o certificado digital, a empresa deve procurar uma Autoridade Certificadora que, por sua vez, deve ser credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). Afinal, essa é a garantia de que todo o processo correrá de acordo com a legislação e que os documentos fiscais emitidos realmente serão válidos perante o Fisco.
Para emissão de notas fiscais, transmissão e escrituração fiscal e digital e envio de obrigações acessórias, a empresa deve solicitar a certificação do tipo e-CNPJ.
Os valores dos certificados podem variar de acordo como fornecedor. Desconfie de valores incompatíveis com os praticados pelo mercado, já que isso pode ser um sinal de alerta para a ausência de credenciamento do fornecedor junto à ICP.
Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?
Há vários tipos de nota fiscal eletrônica. Como mencionamos, para todas as versões de notas fiscais existe uma compatível em versão eletrônica. Entre as mais conhecidas e que vamos destacar aqui estão a Nota Fiscal Eletrônica, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica e a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica. Conheças as principais características de cada uma delas:
Nota fiscal eletrônica ou Nota fiscal de produto (NF-e)
Também conhecida como nota fiscal de venda ou nota fiscal de mercadoria, ela é utilizada quando se vende um produto. Ela também é utiliza em lojas virtuais que comercializam produtos físicos.
Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)
É utilizada nas prestações de serviços, desde consultorias até clínicas médicas, odontológicas, advogados, veterinários, psicólogos, entre outros.
Nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e)
É um modelo que substitui os cupons fiscais comumente utilizados no varejo.
Por que é importante contar com uma contabilidade para auxiliar na emissão de nota fiscal?
Como você pode ver, existem muitas regras e informações relacionadas com a obrigatoriedade e as particularidades na emissão de notas fiscais eletrônicas.
Muito embora o empresário tenha à sua disposição diversos mecanismos para se informar a respeito da legislação e das regras para a emissão de notas fiscais, é imprescindível contar com o apoio técnico de um profissional da área de contabilidade.
O contador, além de conhecer as leis, está a par de todas as modificações nela realizadas. Dessa maneira, ele deve estar ciente dos dados gerados em processos de compra, venda e prestação de serviços da empresa, usando sua inteligência contábil para o desenvolvimento de estratégias direcionadas para o aperfeiçoamento do processo de tomada de decisões.
Como a tecnologia e a contabilidade podem contribuir para a gestão empresarial?
Como você pode ver, a emissão de notas fiscais evoluiu significativamente no decorrer dos últimos anos. Isso pode ser observado pelo surgimento da figura da nota fiscal eletrônica, do envio de obrigações da empresa via Sistema Público de Escrituração Digital.
Os escritórios de contabilidade estão preparados para lidar com as novas obrigações e demandas do Fisco, que tem investido fortemente em tecnologia com o propósito de ampliar o acesso à informações qualificadas e garantir um controle mais eficiente do cumprimento das obrigações por parte dos contribuintes.
Além disso, novas plataformas têm surgido no mercado, como é o caso da Já Calculei, uma plataforma de contabilidade online que auxilia empreendedores no processo de abertura de empresas e gestão de questões contábeis atreladas ao seu negócio.
Soluções como essa são interessantes sob o ponto de vista dos custos, da automação das tarefas e da simplificação no controle das finanças e da produtividade, assim como por conta da qualidade e da facilidade no acesso às informações contábeis da empresa.
A tecnologia é uma realidade que está totalmente integrada na rotina contábil das empresas, dos escritórios de contabilidade e do próprio Fisco. Em razão disso, os gestores devem dar a devida atenção ao assunto, investindo em soluções que garantam mais eficiência e segurança para as suas operações.
Agora que você já conhece as principais regras envolvendo a emissão de nota fiscal, é a hora de investir no aperfeiçoamento das suas operações fiscais e tributárias. Entre em contato com a Já Calculei, sua contabilidade online, e descubra como podemos auxiliar na gestão e no controle das atividades contábeis da sua empresa.
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