Você sabia que é possível assinar um documento digitalmente? Muitas pessoas ainda não conhecem essa possibilidade. Outras até conhecem, mas desconfiam.
O fato é que cada vez mais todos os processos burocráticos e administrativos vão se tornando digitais, tornando os papéis e os arquivos físicos cada vez mais obsoletos.
Pensando nisso, hoje a Já Calculei decidiu explicar sobre como funciona uma assinatura digital e como assinar um documento digitalmente pode ser simples e seguro. Vamos lá?
O que é assinatura digital?
Primeiramente, vamos começar do começo, explicando o que de fato é a assinatura digital. Em poucas palavras, é a evolução da assinatura tradicional de documentos.
Isso significa que, ao invés de ter que assinar documentos, sejam eles contratos ou outra coisa, usando uma caneta e papel, a assinatura ocorre de forma digital pela internet.
Essa assinatura digital tem a capacidade de comprovar quem foi a pessoa que assinou um documento eletrônico usando uma série de dados que confirmam a sua identidade.
Independente da identidade ser física ou jurídica, a assinatura digital pode proporcionar uma série de benefícios muito interessantes, tais como:
- Economia de material: Diminui o uso de papel e de tinta para a impressão;
- Comodidade: É possível assinar de qualquer lugar e a qualquer hora;
- Segurança: Pode comprovar a identidade de quem assina;
- Agilidade: É possível alterar informações de forma rápida, diminuindo a burocracia.
Assinatura digital tem validade jurídica?
A principal dúvida levantada pelas pessoas ao assinar um documento digitalmente, é a respeito da validade jurídica deste. Afinal, o estado reconhece assinaturas digitais?
A resposta é sim. Assinaturas digitais possuem total reconhecimento jurídico. No entanto, vale ressaltar que a sua validade não é eterna. Tudo depende do certificado digital.
Definição do certificado digital
De forma bem simples, podemos entender o certificado digital como sendo a identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa. Ele é uma carteira de identificação virtual.
Entre as suas funcionalidades, está o fato de que ele permite assinar um documento à distância com o mesmo valor jurídico de uma assinatura feita a próprio punho.
Como o certificado digital funciona?
Em primeiro lugar, tornar-se obsoleto o reconhecimento de firma em cartório. O certificado digital já é capaz de comprovar a identidade da pessoa física e jurídica por si só.
Isso sem contar que a sua tecnologia o torna praticamente impossível de ser violado. Isso porque ele faz uso de um par de chaves que nunca se repetem. São elas:
- Chave privada: Criptografa os dados do usuário que alega uma identidade, só a conhece quem tem autorização para usar o certificado digital que o gerou;
- Chave pública: Serve para decodificar o que foi criptografado usando a chave privada criada junto dela, e é compartilhada com quem precisa decodificá-la.
O processo de validação de uma assinatura digital, por sua vez, ocorre com a vinculação do certificado digital com o arquivo eletrônico com os dados da pessoa ou empresa.
Isso serve para atestar que a assinatura pertence e foi feita por quem pode usar o certificado legalmente.
Formas de assinar um documento digitalmente
Vamos falar agora sobre as formas de assinar um documento digitalmente. No caso, existem três formas de assinatura digital. São elas:
- Assinatura eletrônica simples: Os dados do usuário podem ser obtidos por meio de um formulário, que podem ser associados a um IP;
- Assinatura eletrônica avançada: Confirma a identidade do usuário utilizando dados biométricos ou mesmo um PIN exclusivo;
- Assinatura eletrônica qualificada: Equivalente a uma assinatura feita de próprio punho, comprovando a identidade do usuário com chaves criptográficas invioláveis.
Considere que para que uma assinatura eletrônica simples seja válida, o sistema eletrônico deve confirmar a identidade do usuário e demonstrar que ele quer fazer a transação de fato.
O mesmo vale para a assinatura eletrônica avançada, que deve verificar o uso de um certificado digital, que além de comprovar a identidade, também criptografa o documento.
Já a assinatura eletrônica qualificada precisa ser feita com um certificado digital emitido por uma autoridade credenciada pelo ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação).
Quando é melhor assinar um documento digitalmente?
Será que assinar um documento digitalmente é a melhor opção para todos os tipos de transações e documentos? Incluindo contratos de prestação de serviço?
Bem, a assinatura eletrônica é apenas uma possibilidade possível de validar documentos, que é no geral mais prática. Mas tudo depende da própria empresa.
Por outro lado, podemos falar para qual tipo de situação cada forma de assinatura digital é mais adequada. Veja o nosso raciocínio:
- Para situações de baixo risco: Faça uso da assinatura eletrônica simples, pois ela apresenta um grau maior de vulnerabilidade;
- Para situações de risco médio: Faça uso da assinatura electrónica avançada, que é capaz de confirmar com certeza a identidade da pessoa que assinou;
- Quando é necessário segurança máxima: Assinatura eletrônica qualificada é a preza pela identidade dos signatários e integridade do documento.
Claro que, quanto maior for a complexidade da assinatura eletrônica, menos prática ela pode se tornar para os usuários. Então é sempre bom mensurar os riscos para optar pelo melhor custo-benefício.
Assinatura eletrônica qualificada é a melhor opção?
Sim e não. Se o objetivo for ter o maior nível de segurança possível, sim, trata-se da melhor opção. No entanto, nem todos os tipos de negócio precisam de um alto nível de segurança.
Muitas vezes, empresas que oferecem serviços de menor complexidade e que não põem a vida do cliente em risco, podem usar a assinatura eletrônica simples sem problemas.
Em contrapartida, existem casos em que assinar um documento digitalmente com a assinatura eletrônica qualificada é obrigatório pela legislação brasileira. Veja:
- Em documentos de saúde para pacientes, como receituários de medicamentos sujeitos a controle especial e os atestados médicos em meio eletrônico;
- Em notas fiscais eletrônicas, com exceção de quando os emitentes forem pessoas físicas ou microempreendedores individuais (MEIs);
- Quando os registros de bens imóveis passam por algum tipo de transferência por meio eletrônico.
Se você estiver lidando com algum destes casos, usar uma assinatura eletrônica simples ou avançada não irá garantir a validade jurídica do documento.
Aprende sobre como assinar um documento digitalmente? Então aproveite para conhecer o blog da Já Calculei e já deixe na sua lista de favoritos para sempre acompanhar os nossos conteúdos!
