Como gerar nota fiscal

Já Calculei
março 18, 2022

Como gerar nota fiscal? Essa é uma dúvida muito comum entre empresários e empreendedores que estão iniciando e montando o primeiro negócio.

As notas fiscais são documentos de grande importância para as empresas e de caráter obrigatório nas operações de prestação de serviços e também na venda e circulação de mercadorias.

Empresas que não geram nota fiscal, cometem crime contra a ordem tributária, sonegam impostos e estão sujeitas a multas e outras penalidades previstas na legislação.

Diante disso, não tenha dúvidas: você que possui ou pretende abrir uma empresa, precisa de informações sobre como gerar nota fiscal.

Exatamente por isso, a Já Calculei Contabilidade Online, decidiu preparar um conteúdo completo sobre o assunto, a fim de auxiliar e orientar os nossos leitores.

O que é nota fiscal?

A nota fiscal é um documento que registra operações relacionadas a venda de mercadorias e prestação de serviços, permite o recolhimento de impostos e mantém as empresas em situação regular perante o fisco.

A obrigatoriedade quanto a geração e emissão de notas fiscais, está prevista na Lei 8.846/94, que diz o seguinte:

Art. 1º A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.

Dentre as informações presentes em uma nota fiscal, podemos destacar:

Data e hora da emissão;
Natureza da operação (Venda, Devolução, Prestação de Serviços, dentre outras);
Descrição das mercadorias ou serviços prestados;
Dados do Emitente (CNPJ, Razão Social; Inscrição Estadual ou Municipal, endereço e telefone);
Dados do destinatário (CNPJ ou CPF, Razão Social; Inscrição Estadual ou Municipal, endereço e telefone);
Valor de cada item listado na nota fiscal;
Valor dos impostos e valor total da nota fiscal.

Agora que você já sabe o que é nota fiscal, continue conosco para conhecer os diferentes tipos de nota e encontrar informações sobre como gerar nota fiscal.

Tipos de nota fiscal

Quando o assunto é como gerar nota fiscal, a primeira coisa que precisamos definir, é o tipo de nota fiscal que será emitida.

NFe – Nota Fiscal Eletrônica: Utilizada nas operações que envolvem a compra, venda e circulação de mercadorias, entre pessoas jurídicas e também entre pessoas jurídicas e físicas.

Esse é o modelo de nota fiscal que você recebe ao realizar uma compra na internet ou ao receber entregas de fornecedores na sua empresa.

NFSe – Nota Fiscal de Serviço Eletrônica: Esse tipo de nota fiscal é utilizada nas operações relacionadas a prestação de serviços.

Normalmente é emitida por empresas (pessoas jurídicas), mas em alguns municípios também é possível emiti-las como pessoa física, desde que com cadastro e autorização prévia da prefeitura.

NFCe – Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica: A NFCe, também conhecida como cupom fiscal, é o tipo de nota fiscal emitida na venda de balcão para pessoas físicas.

Essa é a nota fiscal emitida por estabelecimentos do varejo para os seus clientes, incluindo supermercados, padarias e demais estabelecimentos.

Como não precisa de todos os detalhes e informações presentes em uma NFe, esse tipo de nota pode ser gerada mais rapidamente.

Como gerar nota fiscal eletrônica

Agora que você já sabe o que é nota fiscal e conhece os seus tipos, é hora de conferir como gerar nota fiscal e regularizar as operações da sua empresa perante o fisco.

Para facilitar o seu entendimento sobre o assunto, preparamos um passo a passo com as principais informações e ações necessárias para emissão de notas fiscais.

Veja como funciona:

1.Monte e regularize uma empresa

Para gerar uma nota fiscal, você precisa ter uma empresa com CNPJ ativo e documentação em situação regular perante o fisco.

Sendo assim, o primeiro passo para quem pretende e precisa gerar notas fiscais, é a contratação de um serviço de contabilidade que ofereça auxílio nos trâmites para abertura de empresa e emissão dos seguintes documentos:

CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica;
Inscrição Estadual (documento obrigatório para empresas que comercializam produtos);
Inscrição Municipal (documento obrigatório para empresas prestadoras de serviços);
Alvará de Localização e Funcionamento.

2.Defina o tipo de nota fiscal a ser gerada

Na sequência, será preciso definir o tipo de nota fiscal a ser gerada, conforme os tipos de operações que serão ou são desenvolvidas pela empresa.

Conforme destacamos anteriormente, tempos a NFSe (para prestação de serviços), a NFe (para venda de mercadorias) e a NFCe (para vendas ao consumidor final).

Se você ainda possui dúvidas em relação ao tipo de nota fiscal que precisa emitir, não se preocupe, nosso time de contadores pode orientar você.

3.Encontre um sistema emissor de notas fiscais

Após regularizar a sua empresa e definir qual tipo de nota precisa emitir, é hora de encontrar um sistema emissor de notas fiscais.

No caso das notas de prestação de serviços, as prefeituras disponibilizam um emissor gratuito, acessível através da internet.

Por outro lado, quando o objetivo é gerar notas fiscais do tipo NFe ou NFCe, é preciso contratar um sistema emissor de notas fiscais.

Existem diversas opções de sistema para emissão de notas fiscais disponíveis no mercado, incluindo versões para instalação no computador e versões que funcionam via web.

Também é importante destacar que para emissão de notas fiscais do tipo NFe e NFCe, é obrigatório que a empresa possua um certificado digital.