Você sabe o que é certificado digital? Neste conteúdo, vamos explicar como funcionam os certificados e qual a sua importância para as empresas.
O certificado digital funciona como uma espécie de assinatura eletrônica que garante a autenticidade de documentos e informações transmitidas pelas pessoas físicas e jurídicas por meio da internet.
Por sinal, o seu uso é obrigatório por parte das empresas em diversos momentos, dentre eles, para transmissão de obrigações acessórias e emissão de notas fiscais.
Existem diferentes tipos de certificado digital, sendo o A1 e o A3 os mais conhecidos e utilizados.
Quais são os tipos de certificado digital?
Os certificados digitais são classificados por tipos, uma vez que existe uma enorme variedade de opções. Confira:
- Tipo A (certificado de assinatura digital A1, A3, A4): O certificado digital tipo A é utilizado para garantir a validade e a autenticidade de documentos e informações transmitidas por meio virtual, incluindo contratos e notas fiscais.
- Tipo S (certificado de sigilo S1, S3, S4): Além de garantir a autenticidade de documentos, o certificado tipo S é utilizado para criptografar as informações contidas nos documentos.
Desta forma, o acesso aos dados só é permitido a partir de outro certificado previamente autorizado.
- Tipo T (certificado de tempo T3): O certificado digital tipo T, também conhecido como certificado digital de tempo, é utilizado para atestar a data e hora exata que determinado documento foi emitido, evitando falsificações e adulterações.
- Certificado e-CPF: O certificado digital e-CPF é utilizado para atestar a veracidade e autenticidade de documentos emitidos por pessoas físicas.
Devido às suas características, esse certificado é muito utilizado para que pessoas físicas possam assinar contratos virtualmente ou acessar ambientes restritos da Receita Federal, como o Portal E-CAC.
- NF-e: Por fim, como o próprio nome sugere, temos o certificado digital do tipo NF-e, que é utilizado exclusivamente para consulta e emissão de notas fiscais.
Dentre os tipos de certificados listados acima, o modelo A1 e o modelo A3 são os mais utilizados pelas empresas.
O que é certificado digital A1?
O certificado digital A1 é utilizado pelas empresas para emissão de notas fiscais, consultas ou transmissão de informações para o fisco e possui validade de 1 ano.
Em função do seu período de validade reduzido, esse tipo de certificado costuma ser a opção de menor custo para as empresas.
Além disso, esse modelo pode ser instalado diretamente nos computadores das empresas, não dependendo de token ou cartão físico para funcionar.
Devido às suas características, é a opção mais utilizada por empresas que precisam do certificado digital em vários computadores ou que utilizam sistemas em nuvem.
O que é certificado digital A3?
Como alternativa ao modelo apresentado no tópico anterior, as empresas podem optar pelo certificado digital A3, cuja validade é de 3 anos, o que garante um melhor custo benefício no momento da compra.
Diferentemente do certificado A1, o certificado A3 não é instalado diretamente no computador, sendo utilizado por meio de um dispositivo físico, como token ou cartão.
Devido às suas características, esse tipo de certificado não pode ser utilizado de forma simultânea em vários computadores, o que acaba não sendo interessante para boa parte das empresas.
No entanto, em contrapartida, o fato de depender de um dispositivo físico, garante maior segurança aos certificados do tipo A3.
Como fazer um certificado digital?
Agora que você já sabe o que é certificado digital, veja como é fácil fazer o certificado da sua empresa:
- Escolha o tipo de certificado desejado;
- Entre em contato com uma empresa certificadora e agende a emissão do certificado;
- Efetue o pagamento pela compra do certificado;
- Visite a certificado na data, horário e local marcado de posse dos documentos solicitados no agendamento;
- Receba o certificado digital da sua empresa.
O processo é simples, rápido e sem complicações, no entanto, só pode ser realizado por empresas certificadoras autorizadas pela Receita Federal.
Quanto custa um certificado digital?
Tão importante quanto sabe o que é certificado digital é conhecer o seu custo.
O custo de um certificado digital varia em função de diversos fatores, dentre eles, o seu tipo, validade e a certificadora responsável por sua emissão.
No entanto, o valor médio praticado pelo mercado para emissão dos certificados são os seguintes:
- Certificado Digital A1: R$ 200,00 – R$ 250,00
- Certificado Digital A3: R$ 450,00 – R$ 600,00
Em função da variação de preços, vale a pena realizar uma cotação com pelo menos três certificadoras diferentes antes de fechar negócio.
Certificado digital é obrigatório?
Não existe uma lei que afirme que os certificados digitais são obrigatórios. No entanto, sem eles, as empresas ficam impossibilitadas de realizar uma série de transações importantes.
Dentre as transações típicas de uma empresa que necessitam de certificado digital, podemos destacar:
- Emissão de Notas Fiscais Eletrônicas;
- Consulta Pendências – Situação Fiscal;
- Consulta de Intimações Malha DCTF;
- Regularização de Débitos – Aviso de Cobrança;
- Consulta Ação Fiscal do Simples Nacional;
- Emissão de Cópia de Declaração;
- Emissão da Guia do Simples Nacional;
- Assinatura e Transmissão da DCTF Web;
- Consulta ao Extrato do Processamento da DIPJ;
- Consulta Acesso à Escrituração Contábil – SPED;
- Transmissão de Informações para o Esocial;
- Transmissão da SEFIP (FGTS).
Sendo assim, podemos concluir que o certificado digital é um instrumento de fundamental importância para as empresas.
Por que o contador precisa de certificado digital?
Você já sabe o que é certificado digital. Sendo assim, fica fácil entender porque os contadores precisam dele, não é mesmo?
Conforme verificamos no tópico anterior, as empresas precisam do certificado digital para cumprir uma série de obrigações perante o fisco, o que faz do certificado uma importante ferramenta para que os contadores possam realizar seu trabalho.
Diante da importância dos certificados, é muito importante que empreendedores e empresários providenciem a sua aquisição ainda durante o processo de abertura das suas empresas.
Além disso, é importante ter atenção ao prazo de vencimento e renovação do certificado digital para que as operações da empresa não venham a ser impactadas pelo seu vencimento.
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