Em geral, saber controlar as entradas e saídas de um negócio pode ser uma tarefa um tanto quanto complexa, especialmente para quem está começando no mercado agora ou já possui um fluxo de movimentações financeiras intensa. Nesse quesito, podemos perceber a importância do livro caixa, que faz os registros acerca de entradas e saídas do negócio.
Contudo, apesar de ser um termo amplamente conhecido no mundo empresarial, pouca gente sabe como usar essa ferramenta de maneira correta. Quer saber mais sobre o assunto? Então, confira o nosso post até o final e veja 3 dicas essenciais para preencher o seu livro caixa corretamente.
Afinal, o que é livro caixa?
Podemos definir que um livro caixa é, na verdade, um tipo de documento no qual são registradas todas as entradas e saídas de uma empresa, por assim dizer. De forma prática, podemos compará-lo a um diário empresarial, que precisa realizar a captação e o registro de toda a movimentação financeira que acontece com ela, seja de forma diária, semanal, ou até mesmo mensal.
As entradas, em geral, costumam ser recebimento de boletos, vendas à vista, juros advindos de investimentos financeiros, entre outros processos relacionados.
Agora, se tratando das saídas, elas são os pagamentos que o seu negócio efetua, como é o caso das contas fixas de luz, água, internet, do próprio imóvel (caso seja alugado), maquinário, e contas variáveis, como aquisição de serviços terceirizados provisórios, situações emergenciais, e entre outras questões.
Logo, em cada final de período do negócio, o administrador tem a obrigação de fazer o registro de todas as essas ações, a fim de saber o seu exato saldo financeiro.
3 dicas para preencher corretamente o seu livro caixa
Mesmo que o preenchimento do livro caixa seja de suma importância para a empresa, muitos empreendedores ou gestores da área não sabem fazer o registro correto dessas transações. E quando isso ocorre, não conseguimos mensurar o desempenho da empresa no mercado, se os custos estão maiores que os ganhos, e muitas outras métricas de desempenho.
Por esse motivo, veja abaixo 3 dicas para que registrar as movimentações financeiras no seu livro caixa de forma correta:
1. Atente-se às informações prioritárias do seu livro caixa
Em outras palavras, existem informações que são obrigatórias de registrar no seu livro caixa, e você não pode esquecer, como por exemplo:
• Data da movimentação: o dia em que ocorreu a entrada ou a saída desse dinheiro no seu caixa empresarial;
• Entrada: quando a empresa recebeu durante o período estabelecido, seja por receitas de vendas ou quaisquer outros tipos de recebimentos;
• Saída: o quanto a sua empresa gastou no período proposto;
• Saldo: o quanto sobrou no seu caixa financeiro no final do período, depois de todas as entradas e saídas executadas.
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2. Registre as movimentações diariamente no seu livro caixa
Diversos empreendedores tendem a fazerem seus registros financeiros no livro caixa de acordo com o tempo que acharem melhor, seja diário, mensal, bimestral, entre outras datas estabelecidas por eles.
Contudo, o mais indicado é que todas as transações sejam registradas diariamente, a fim de zerar erros de informações, e de transações que provavelmente nunca foram realizadas ou que nunca foram registradas no livro.
3. Sempre comece o seu livro caixa fazendo o registro do salto anterior
Antes de tudo, a primeira informação que precisa estar constatada no seu livro caixa é o seu saldo anterior. Dessa forma, a partir dele, as entradas vão sendo somadas praticamente de forma orgânica, e as saídas, serão subtraídas do cálculo.
Para otimizar ainda mais esse processo, você pode dispor de sistemas de gestão financeira online, que acabam fazendo todo o processo de maneira automatizada e prática.
4. Não se esqueça de dispor as informações em ordem cronológica
Não menos importante do que todos os itens citados acima é entender que todas as informações financeiras que serão registradas no seu livro caixa, precisam estar em ordem cronológica, ou seja, seguindo o rito de todos os acontecimentos.
Caso contrário, informações e dados desorganizados e fora de estruturas, podem acabar levando o gestor a fazer cálculos errados e até mesmo a propor planejamentos de crescimento a curto, médio e a longo prazo de forma ineficiente. Por esse motivo, sempre esteja com a planilha aberta, para quaisquer eventuais processos.
Conclusão
Conforme vimos, o livro caixa é crucial para tornar uma empresa ainda mais competitiva no mercado. Isso porque, ao entendermos as entradas e saídas do nosso negócio, o fluxo de caixa fica mais sustentável, e logo, tendemos a projetar a aquisição de novos recursos tecnológicos e processos mais otimizados para evoluir a marca no mercado.
Agora que você já sabe como preencher o seu livro caixa corretamente, que tal conhecer os nossos serviços? Acesse agora mesmo o nosso site e saiba como podemos otimizar suas transações financeiras empresariais através da contabilidade online.
